Организация праздника или корпоратива – это сложная и многогранная задача. Часто заниматься ей нет ни сил, ни времени. Поэтому все чаще наши соотечественники заказывают организацию мероприятия в специальной компании – event-агентстве. Оно занимается и оформлением, и организацией, включая переговоры и наиболее времязатратные моменты. Заказать бесплатную консультацию и просмотреть кейсы вы можете, перейдя на сайт ивент-агентства “EasyEvent”.

Ивент-агентство: критерии выбора

На рынке сейчас существует огромная конкуренция и множество предложений для клиента. На какие факторы нужно смотреть в первую очередь и как избежать негативного опыта? Для этого перед тем, как начать выбор или организовать тендер, проведите первичный отбор компаний-кандидатов. На что обращать внимание:

• Опыт и развитие компании. Внимательно изучите портфолио компании: с какими клиентами она работала, какие проекты реализовала. Прочите отзывы на независимых ресурсах, оцените выложенные кейсы, включая фото и видеоматериалы. Поищите решения, которые необходимо будет использовать на вашем мероприятии;
• Уровень репутации среди event-агентств. Просмотрите полученные награды, достижения, отраслевые премии. На рейтинги лучше не ориентироваться, они не всегда честны. Очень важно мнение экспертов в области организации праздников. Узнайте, как они оценивают работу выбранного агентства, какие выделяют плюсы и минусы;
• Уровень сервиса и коммуникация. Для хорошего агентства важен каждый клиент. Даже при первичной консультации важно оценить уровень коммуникации и заинтересованности. Сотрудники компании должны быть вежливыми, оперативно отвечать на письма и запросы, а также задавать свои. Им должен быть интересен ваш проект;
• Комплексная организация мероприятия «под ключ». Грамотные event-агентства берут на себя решение всех вопросов, связанных с заказом. Все проблемы они берут на себя и клиенту остается лишь получить готовый праздник в самом лучшем виде;
• Ориентирование на клиента. Важно, чтобы менеджеры компании могли слышать своих клиентов и четко понимать все нюансы поставленной задачи. Многие предлагают гибкое ценообразование, чтобы подстроиться под указанный бюджет;
• Минимальное число подрядчиков. Совсем без них не обойтись, но лучше, если в компании будет максимальное количество задействованных сотрудников. Это позволит дать больше гарантий и снизить риск возникновения непредвиденных проблем;
• Дополнительные услуги. Например, многие ивент-агентства имеют свои автопарки, что сокращает расходы на транспорт. Ознакомьтесь со списком всех дополнительных услуг и оцените их эффективность и нужность для вашего мероприятия.

Виды event-агентств

Для того, чтобы выбрать подходящего подрядчика, сначала отберите до 4 кандидатов. С каждым организуйте встречу, чтобы обсудить важнейшие вопросы и углубиться в детали проекта.

Ивент-агенства бывают нескольких видов:

1. Большие компании решают большие задачи. Они, как правило, быстро и эффективно могут организовать большой корпоратив или свадьбу на сотни человек. Они вряд ли возьмутся за небольшой праздник;
2. Небольшие компании, как правило, берутся за любой заказ. Они более инициативны и креативны. Каждое мероприятие для них – это вызов. У небольших агентств более демократичные цены. Но у них могут возникать форс-мажоры, проблемы, сдвигаться сроки;
3. Агентства узкого профиля есть смысл выбирать, если вы точно знаете, что за праздник или событие планируете. Они занимаются только организацией определенных мероприятий, например, корпоративов или тренингов.

При выборе подрядчика обязательно обращайте внимание на выбранный концепт, а не сумму, указанную в предложении. Оцените уровень подготовленности менеджеров – это покажет, насколько серьезно они относятся к новым клиентам. Обращайте внимание на чрезмерно низкие цены. Многие компании не указывают ряд дорогих расходов и о них вы узнаете уже после заключения контракта.